آموزش مدیریت زمان حرفه ای (با 15 روش شگفت انگیز)

مدیریت زمان یعنی موفقیت! یعنی خوشبختی! یعنی همه چیز!

اگر برای زندگیتان ارزش قائل هستید این مقاله کاملا رایگان را به هیچ وجه از دست ندهید

مقدمه مطلب مدیریت زمان

تا بحال برای شما هم پیش آمده است که در یک روز با انرژی و انگیزه فراوان، قصد داشته باشید کارهای زیادی را انجام داده تا یک قدم به اهدافی که دارید نزدیک تر شوید اما با شروع روز، اتفاقات آن طور که می خواهید پیش نرفته و نه تنها به بسیاری از کارهای خود نمی رسید، بلکه با روحیه ای بد و شکست خورده روزتان را تمام می کنید. این حس، جزو احساس بدی است که افراد زیادی آن را تجربه می کنند و پیدا کردن راه حل آن یکی از موضوعاتی است که این افراد به شدت به دنبال آن هستند.

چرا اتفاقات آن طور که می خواهیم پیش نمی رود؟

دلیل اینکه شما در طول روز نمی توانید همه کارها را طبق برنامه مشخصی که در ذهن دارید انجام دهید، این است که برنامه ذهنی شما فاقد مدیریت زمان است. وقتی اتفاقاتی که قرار است که در طول روز با آن روبرو شوید را در ذهن تان مرور می کنید، تنها عنوان آن برایتان اهمیت دارد و هیچ زمان مشخصی برای انجام آن در نظر نمی گیرید‌. به همین دلیل ممکن است در یک کار وقت کم آورده و در کار دیگر با فزونی تایم روبرو شوید. برای مثال تصمیم گرفته اید امروز به دیدن دوست قدیمی خود رفته، کارهای عقب مانده با لب تابتان را انجام داده، به یکی از همکاران تلفن زده و شب به گردش بروید. وقتی این کارها را در ذهن تان مرور می کنید با خود می گویید که چه برنامه جذاب و راحتی!

حتما می توانم آن را به بهترین شکل ممکن انجام دهم اما وقتی قرار اول تان با دوست قدیمی تان کمی طول بکشد، نمی توانید سراغ لب تاب بروید و اگر بروید مجبورید تایم گردش شبانه تان را به نشستن پای سیستم و کار اختصاص دهید. به این شکل روز رویایی شما خراب شده و انرژی منفی سراغ شما خواهد آمد. ما در این مقاله از نتیکو سعی کرده ایم شما را با مفهوم مدیریت زمان آشنا کنیم. مدیریت زمان به شما کمک می کند تمام اهداف و کارهایی که در ذهن تان قصد انجام شان را دارید به خوبی انجام دهید.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان، مبحثی است که امروزه مورد توجه بسیاری از کسانی قرار گرفته است که در طول روز برنامه فشرده ای برای انجام کارهایشان دارند. اگر نتوانید برنامه زمان بندی شده خوبی برای زندگی شخصی تان داشته باشید، نمی توانید سر وقت به کارهایتان برسید و به همین دلیل ممکن است در بسیاری از زمینه ها دچار مشکل شوید. تمام افرادی که در زمینه های مختلف علمی، ورزشی، فرهنگی و سایر موارد به جایگاه خوبی رسیده و جزو نامداران محسوب می شوند، همگی دارای برنامه ریزی های دوره ای بوده اند که آن ها را در راستای رسیدن به هدفشان همراهی می کند. مدیریت زمان، یکی از مفاهیمی است که همواره در کنار برنامه ریزی مطرح می شود و می توان گفت این دو مفهوم مکمل یکدیگر هستند.

به طوری که اگر برنامه ریزی داشته باشید، می توانید زمان خود را به خوبی مدیریت کرده و اگر زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، می توانید به تمام کارهایی که انجام آن ها را هدف گذاری کرده اید برسید. به همین دلیل وقتی حرف از مدیریت زمان می شود، می توان گفت مدیریت زمان نتیجه ای است که فرد از برنامه ریزی خود بدست آورده و همین طور برعکس؛ یعنی برنامه ریزی صحیح نتیجه ای است که از مدیریت زمان به طور مناسب حاصل می شود. در ادامه از نقش و اهمیت مدیریت زمان در زندگی شخصی و کاری و همچنین تفاوت هایی که یک فرد دارای مدیریت زمان و یک فردی که این کار را انجام نمی دهد بررسی خواهیم کرد. با ادامه مطلب همراه وبسایت نتیکو باشید.

چگونه زمان خود را مدیریت کنیم؟

مدیریت زمان، چیزی نیست که از بدو تولد همراه فرد باشد بلکه مدیریت زمان مبحثی پیچیده و بسیار حساس است که عملا بدون آموزش و تلاش بدست نمی آید. سوالی که برای بسیاری از کاربران عزیزی که تا اینجای مقاله همراه ما بوده اند پیش می آید این است: چگونه زمان خود را به خوبی مدیریت کنیم؟ در ادامه این مطلب، نکاتی را بیان کردیم که رعایت آن ها به شما کمک می کند بتوانید به آسانی زمان خود را مدیریت کرده و زندگی منظم تر و بهتری داشته باشید.

به پاسخ هایی که می دهید تعهد داشته باشید

تعهد به حرف هایی که به دیگران می زنیم، موضوع مهمی است که نشان دهنده شخصیت و سبک زندگی خوب و مناسب شماست. اگر به شخصی قول داده اید که سر یک تایم مشخص او رو ببینید، حتما به دیدن او بروید و اگر کسی از شما خواست با او یک قرار بگذارید یا کاری را در زمانی مشخص انجام دهید، پای جوابی بمانید که به او می دهید. هیچ وقت فراموش نکنید در برابر هر خواسته ای جواب های بله و خیر وجود دارد. اگر فکر می کنید نمی توانید کاری را سر زمان مشخص انجام دهید آن را نپذیرید و هر وقت مطمئن بودید می توانید آن کار را انجام دهید به شخص مقابل جواب بله بدهید.

بدقولی مسئله ای است که در مقابل مدیریت زمان قرار دارد و برای اینکه بتوانید زمان خود را به خوبی مدیریت کنید، ابتدا باید یاد بگیرید فردی خوش قول باشید. برای خوش قول و متعهد بودن باید نه گفتن را یاد بگیرید و در مقابل برخی خواسته ها از این کلمه استفاده کنید. اگر با صداقت به خواسته طرف مقابل تان نه بگویید، او به پاسخ شما احترام خواهد گذاشت و می فهمد زمان کافی برای انجام این کار را ندارید.

هر روز صبح، برنامه روزانه تان را مرور کنید

هر صبح پس از آنکه از خواب بیدار می شوید، زمانی را به ساماندهی برنامه آن روز خود اختصاص دهید. همچنین می توانید یک بازه 10 الی 20 دقیقه را به مطالعه صبحگاهی، خواندن روزنامه و کانال های خبری و مواردی از این دست اختصاص دهید. انجام این کارها ذهن شما را برای رویارویی با اتفاقات در طول روز بازتر می کند و در تصمیم گیری هایتان تاثیرگذار است. نوشتن برنامه روزانه تان روی یک برگه و قراردادن آن در جیب تان، باعث می شود هر چند ساعت یک بار به آن نگاه کرده و طبق آن کارهایتان را پیش ببرید.

بسیاری از افراد موفق، دلیل موفقیت و انجام دقیق کارهایشان را در داشتن دفترچه کارهای روزمره می دانند. شما می توانید یک دفترچه کوچک همراه خود داشته باشید و هر کاری که قرار است انجام دهید را روی آن بنویسید. به قول یکی از بزرگان، هیچ هدفی به مرحله انجام نمی رسد مگر اینکه روی کاغذ نوشته شود.

برای مدیریت زمان خود را زندانی کارها نکنید

برخی افراد برای اینکه به خود ثابت کنند فردی کارآمد و مفید هستند، موارد زیادی را روی کاغذ برنامه ریزی خود نوشته و با خود عهد می بندند در طول روز آن را انجام دهند. این کار بسیار آسان است که خود را در لیستی بلند بالا محبوس کرده و مسئول انجام این کارها کنید. این چالش به شکلی است که با خود می گویید امروز در تمام جلسات و دورهمی ها حضور پیدا خواهم کرد، همچنین کارهای شخصی ام را به طور کامل انجام داده و گردش آخر شب هم انجام خواهم داد. در کنار این موارد بردن ماشین به کارواش و پمپ بنزین نباید نادیده گرفته شود.

انجام این کارها به نحو احسن زمان بسیار زیادی می خواهد و هیچ نیازی نیست تمام آن را انجام دهید؛ چراکه طبیعتا زمانی که در طول روز در اختیار دارید، آن قدری نیست که به همه این ها برسید و به همین دلیل اینکه در طول روز خود را موظف به انجام یک لیست طولانی از کارها کنید، اصلا درست و منطقی نیست. بلکه بهترین کار این است که اموری که مهم تر از بقیه بوده و اولویت بالاتری دارند را به شکل احسن انجام دهید. به بیان دیگر، وقتی حرف از مدیریت زمان می زنیم قصدمان این نیست که زمان را به شکلی مدیریت کرده که بیشترین کار را در کمترین زمان انجام دهیم.

بلکه مقصود از مدیریت زمان، انجام مهم ترین کارها در زمان مناسب است. در همین راستا فراموش نکنید بهره وری زیاد به این معنی نیست که کارهای بیشتری انجام دهید و هر وقت بتوانید کارهای مهم را به بهترین شکل انجام دهید دارای بهره وری مناسب هستید‌.

به هیچ وجه کارهایتان را پشت گوش نیاندازید

اغلب افراد علاقه دارند بجای انجام کارها سروقت، به تفریحات و کارهای دیدی بپردازند که آن ها را از کار و هدف اصلی دور می کند. ذات انسان ها، دارای ویژگی ای است که آن ها را به سمت تفریحات سوق داده و از انجام کارهای سخت و طاقت فرسا دور می کند؛ به همین دلیل، وقتی قرار است فردی یک کار سخت که از اون انرژی زیادی می گیرد را انجام دهد، مدام این حس در او به وجود می آید که کار را به زمان دیگری موکول کند. همین موکول کردن کارها به زمان دیگر، باعث می شود نتوانید کارهای تان را طبق برنامه زمانی که از پیش تعیین کرده اید انجام داده و در نهایت با مشکلات متعددی روبرو می شوید.

به همین دلیل است که توصیه می کنیم اگر قرار است کاری را انجام دهید، آن را پشت گوش نینداخته و در همان تایم مشخص اش تکمیل نمایید. برای پیشگیری از هدر رفتن انرژی، وقت و انگیزه تان و همچنین درگیری های نگران کننده ذهنی که ممکن است در خصوص کارهای انجام نشده رخ دهد، همیشه وظایف خودتان را به شکل کامل انجام دهید.

مدیریت زمان با تعیین مهلت برای خود

یک سری از کارها وجود دارد که انجام دادن آن ها در یک بازه زمانی مشخص برایتان سودمند و خوب است. اگر این بازه زمانی رد شود، مهلت انجام این کارها نیز تمام شده است و عملا سود و منفعتی از انجام آن کار نصیب شما نخواهد شد. این روند می بایست برای تمام کارهای شما وجود داشته باشد. به شکلی که برای تمام کارهایتان یک خط قرمز تعیین کنید و اگر به هر دلیلی از این خط قرمز رد شدید، خود را جریمه کرده تا این اتفاق به حداقل برسد.

هنگامی که تعیین می کنید یک کار تا یک ساعت معین باید انجام شود، تمام تلاشتان را خواهید کرد که این کار به سرانجام برسد. بدین ترتیب انگیزه زیادی در شما ایجاد و زمان برایتان ارزشمند خواهد شد و سعی می کنید با مدیریت درست زمان به تمام خط قرمزهایی که تعیین کرده اید پایبند باشید‌.

تهیه لیست را  برای مدیریت زمان فراموش نکنید

یکی از بهترین و کارآمدترین ابزارها برای مدیریت زمان که بسیاری از افراد موفق استفاده از آن را پیشنهاد داده اند، درست کردن لیستی است که تمام عناوین کاری به طور کامل در آن نوشته شده باشد. گاهی اوقات نوشتن کارهایی که باید انجام شود حس انجام پذیری به آنها می دهد و این حس همان چیزی است که باید به دنبال آن باشید. فراموش نکنید نوشتن لیست روی کاغذ بهتر از تهیه آن در برنامه های موبایل و کامپیوتر است. نوشتن وظایف تان روی کاغذ نشان دهنده این موضوع است که چه کارهایی را به چه شکل در چه بازه زمانی باید انجام دهید.

تهیه این لیست اگر تداوم داشته باشد باعث می شود مسیری که برای رسیدن به یک هدف طی کرده اید مشخص باشد و هرکجای راه دچار مشکل شدید، بتوانید با کمک این لیست مشکل خود را برطرف نمایید. یکی از نکاتی که باعث می شود در انجام کارهای لیست شوق و انگیزه بیشتری داشته باشید، این است که برای به پایان رساندن هر کاری یک پاداش برای خود در نظر بگیرید. مثلا اگر توانستید کارهای شغلی تان را به خوبی انجام دهید، شب به گردش بروید. انجام این کارها باعث می شود کارهایتان را در زمان های مخصوص خود به بهترین شکل و با انگیزه بیشتری انجام دهید.

افزایش تمرکز در مقابل چند مسئولیتی

طی تحقیقاتی که محققان انجام داده اند، مشخص شده است اگر در هنگام یک کار تمرکز کامل روی آن داشته باشید، نتیجه بسیار بهتری از وقتی خواهید گرفت که سعی در انجام چندین کار دارید. بسیاری از افراد تصور می کنند قابلیت انجام چندین کار به صورت همزمان را دارا می باشند در حالی که اصلا این طور نیست و تنها درصد کمی از افراد از این قابلیت بهره می برند. طبیعی است اگر قصد داشته باشید چندکار را به طور همزمان انجام دهید نه تتها ناکارآمدتر عمل می کنید، بلکه شانس موفقیت خود را در انجام ظایف جداگانه نیز از بین می برید.

به همین دلیل عادت کنید اگر قرار است کاری انجام دهید تمام تمرکزتان را روی آن بگذارید. یکی از عادت هایی که برای مدیریت زمان و در نتیجه موفقیت در کارها باید داشته باشید، تمرکز روی یک موضوع بجای کار کردن همزمان روی چند موضوع است.

اولویت بندی کارها برای مدیریت زمان

یکی از مهم ترین کارهایی که می توان در راستای رسیدن به بهترین لیست مدیریت زمان انجام داد، این است که کارها را با توجه اولویت هایشان مرتب سازی کنید. برای این کار کافیست کمی به عقب برگشته و ببینید هدف اصلی زندگی تان چیست و به دنبال چه چیزی هستید؟ افراد مختلف دارای هدف های مختلف هستند و باید ببینید کدام هدف برای شما است. آیا قصد دارید تحصیل را ادامه دهید؟

یا قصد دارید روی کاری که می کنید تمرکز کرده و آن را پیش ببرید؟ ساختن یک رابطه جدید و رشد و پیشرفت در ورزشی که مشغول آن هستید چطور؟ هر هدفی دارید مشخص کنید و سپس با توجه به آن هدف لیست زمان بندی شده کارها را با توجه به اولویت های آن تهیه کنید. طبیعی است اولویت شما باید با کارهایی باشد که بیشترین ربط را به هدف شما دارد.

برای مدیریت زمان خیال پردازی را کنار بگذارید

واقع بینی بهترین پدیده ای است که اگر به آن دچار شوید در کارهایتان موفق و سربلند خواهید شد. خیال پردازی در کارها باعث می شود آن چیزی که تصور و پیش بینی می کردید با آن چیزی که واقعا اتفاق خواهد افتاد تفاوت داشته باشد و این موضوع باعث شود نتیجه ای بدست آید که مطلوب شما نیست. واقع بینی بدین معنی است که با توجه به محدوده توانایی هایتان، کارها را انجام دهید. بسیاری از افراد که واقع بین نیستند، کارهایی که انجام می دهند را بسیار دست بالا گرفته و وقتی خسته می شوند، تعجب می کنند که چرا ذهن آن ها نمی تواند اتفاقات را پردازش و ایده های جدید خلق کند.

در حقیقت ذهن وقتی بیشتر از حالت عادی و از پیش تعیین شده با اتفاقات روبرو شود، قدرت خود را از دست داده و نمی تواند بازدهی قبل را داشته باشد. به همین علت، توصیه می کنیم اگر می خواهید یک برنامه ریزی خوب و با احتمال رخداد بالا برای زمان تان داشته باشید، واقع بینی را فراموش نکنید. اگر توانستید مدت زمان انجام یک کار را با واقع بینی پیش بینی نمایید، آن موقع می توانید به این فکر کنید که تصورات شما به واقعیت خواهد پیوست.

نکته ای که در این بین وجود دارد این است که همیشه 25 درصد زمان بیشتر را در لیست زمان بندی کارها به کارهایی که فکر می کنید زمان بیشتری از شما می گیرند اضافه کنید تا در انجام آن ها وقت کم نیاورید.

محدود کردن عوامل انحرافی زمان

برخی عوامل هستند که رخداد آن ها در کارهایتان وقفه انداخته و باعث می شود مدیریت زمان بندی تان با مشکل روبرو شود. محدود کردن چیزهایی که باعث ایجاد وقفه در کارهایتان شده و تمرکز شما را از موضوع اصلی دور می کند یکی از مهم ترین موارد در کنترل و مدیریت زمان می باشد. عوامل پرت کننده حواس انقدر زیاد هستند که نمی توان آن ها را به طور کامل گفت اما برخی از رایج ترین چیزهایی که تمرکز شما را در کار اصلی تان بر هم می زند عبارتند از: صحبت کردن کسانی که اطراف شما وجود دارند. نوتیفیکیشن هایی که به گوشی تلفن همراه یا کامپیوتر شما ارسال می شود.

گرسنگی یا تشنگی در هنگام کار، برخورد با موضوعی در کار اصلی که شما را یاد گذشته یا آینده می اندازد و غیره. تمام این موارد ممکن است برای شما هم اتفاق بیافتد و برای به حداقل رساندن آن ها، باید راهکارهای جلوگیری از آن ها را جویا شوید. پرت شدن حواس و تمرکز شما باعث می شود کاری که قرار بود طبق لیست زمان بندی تان در 2 ساعت تکمیل کنید، در 3 ساعت تکمیل کرده و این موضوع باعث برهم خوردن برنامه روزانه تان شود.

شما زمان را کنترل کنید، نه زمان شما را

مبحثی وجود دارد که برای بسیاری از افراد صدق می کند اما خودشان از آن بی خبرند. این موضوع کنترل زمان است. کنترل زمان موضوعی بسیار مهم است که گاهی با اشتباهات افراد روبرو شده و مشکلات زیادی را برای آن ها ایجاد می کند. اگر می خواهید روال کارهایتان به صورت منظم و بدون مشکل طی شود، باید زمان تان را کنترل کنید. کنترل زمان بدین معنی است که شما مشخص می کنید در یک زمان خاص چه اتفاقی بیافتد و اگر برعکس این حالت رخ دهد، متاسفانه باید بگوییم زمان شما را کنترل می کند.

یکی از روش هایی که باعث سلطه شما بر زمان هایتان می شود، استفاده از لیست کارها است. همان طور که گفتیم این لیست به شما کمک می کند بتوانید مشخص کنید کدام کار مختص به کدام زمان است. بنابراین هرگاه حس کردید بر گذر زمان کنترل نداشته و نمی توانید کارها را در زمان هایی که خودتان تعیین کرده اید انجام دهید، تهیه لیست را فراموش نکنید.

مثال مدیریت زمان

با یک مثال این قسمت را به طور ساده تری توضیح می دهیم. در حالت اول که شما زمان را کنترل می کنید، طبق لیستی که از قبل تهیه کردید می دانید مثلا ساعت 5 امروز، باید ماشین تان را به کارواش ببرید و تا ساعت 6 سر قرار با آقای احمدی باشید. ساعت 8 هم به خانه رفته و قبل از خواب به حمام بروید. این زمان بندی ها دقیق است و اگر مدیریت زمان را به خوبی فراگرفته باشید می توانید آن را به درستی انجام دهید.

به این شکل شما توانسته اید زمان را کنترل کرده و خودتان مشخص کنید چه ساعتی کجا باشید. اما حالت دوم که زمان شما را کنترل می کند، دقیقا برعکس این حالت است. به طوری که بدون داشتن لیست قبلی مقرر می کنید پس از اتمام کارهای تان ماشین را به کارواش ببرید و هر وقت تمام شد به دیدن آقای احمدی بروید.

در این حالت مهم نیست کی به خانه بروید و روال کارهایتان را شما تعیین نمی کنید بلکه زمان پیش روی تان تعیین می کند. طبق تحقیقاتی که پژوهشگران انجام داده اند، افرادی که تحت فشار کاری و فکری هستند اما باز هم با تدبیر خود می توانند زمان را مدیریت کنند، اضطراب و استرس کمتری نسبت به کسانی دارند که با دارا بودن شرایط زمانی خوب، باز هم نمی توانند آن را مدیریت نمایند. فراموش نکنید اگر زمان زیادی ندارید که با مدیریت آن تایم آزاد و فراغت بیشتری برای خودتان فراهم کنید، کمترین کار این است که از زمانی که دارید به بهترین شکل ممکن استفاده نمایید.

خواب کافی در طول شبانه روز

برخی افراد فکر می کنند اگر زمان خوابشان را کاهش دهند، می توانند کارهای بیشتری را انجام داده و در زمان کوتاه تری به موفقیت نزدیک شوند. تصوری که این افراد دارند، یک تصور کاملا غلط و اشتباه است که کیفیت زندگی شان را تا حد زیادی کاهش می دهد. خواب کمتر و کار بیشتر نه تنها بهره وری خوبی را نصیب این افراد نمی کند، بلکه تمرکز را تا حد زیادی کاهش داده و سلامتی شما را در خطر می اندازد.

طی تحقیقات دانشمندان، بین 6 تا 8 ساعت خواب در طول شبانه روز نیاز بدن است که باید تامین شود و اگر نتوانید این مقدار خواب را داشته باشید، طبیعتا مشکلاتی برای تمرکز و سلامتی تان ایجاد خواهد شد که شما را از اهداف تان دور خواهد کرد. بهترین حالت خواب در طول شبانه روز که بازدهی کاری تان را افزایش می دهد، خوابیدن 7 ساعت در طول شب و 1 الی 2 ساعت در طول روز است. تاثیر خواب روی تمرکز و انجام دادن بهتر کارها را هرگز دست کم نگیرید و آن را در برنامه زمان بندی روزانه تان حتما لحاظ کنید.

زمانی را برای کسب آرامش و استراحت در نظر بگیرید

شیوه زندگی سالم حکم می کند هرازچندگاهی را به استراحت و انجام کارهایی که مشغله های ذهنی مرتبط با کسب و کارتان را از شما دور می کند بپردازید. بسیاری از افراد بزرگ و کسانی که در زمینه کاری شان به موفقیت های بین المللی رسیده اند، بر این موضوع تاکید دارند که یک روز در هفته یا ساعاتی از روز را به تفریح و استراحت بپردازید. داستین موسکوویتز، یکی از بنیان‌گذاران فیسبوک می گوید: “یک روز در هفته را به انجام کارهایی اختصاص دهید که هیچ ربطی به مشغله اصلی شما ندارند.

این کار باعث می شود قدرت ایده پردازی شما افزایش پیدا کرده و بتوانید بهتر و دقیق تر کار کنید.” اگر نمی توانید یک روز کامل را به انجام کارهای تفریحی اختصاص دهید، تایم هایی بین کارهایتان را حتما به این موضوع اختصاص دهید. آرامش فکری همان چیزی است که باعث می شود بتوانید بهره وری بالاتری در امور از خود نشان دهید.

بهینه سازی زمان به کمک تکنولوژی؛ خوب یا بد؟

در سال های نه چندان دور که تکنولوژی پیشرفت چندانی نکرده بود، افراد مختلف برای حل و فصل نیازهای خود از روش هایی استفاده می کردند که بسیار وقت گیر و اغلب سخت بود. با گذشت زمان و پیشرفت تکنولوژی، روش هایی به کمک مردم آمد که به آن ها این امکان را می داد نیازهایشان را در سریع ترین زمان ممکن رفع و کارهایشان را به راحت ترین شکل انجام دهند.

در کنار این فایده، تکنولوژی باعث شده بسیاری از افراد زمان زیادی از زندگی شان را در این فضا هدر داده و به نوعی تکنولوژی برای این افراد مضر واقع شده باشد. به همین علت، تکنولوژی را نمی توان عاملی دانست که برای بهینه سازی زمان مطلقا مفید باشد چرا که بسته به نوع استفاده کاربران از آن، هم فایده و هم ضرر دارد.

فایده و ضررات تکنولوژی

شما می توانید با استفاده از تکنولوژی، به شکلی راحت و ارزان با افراد مختلف صحبت کنید، به آن ها پیام داده و در شبکه های اجتماعی جویای حال آن ها شوید. همچنین با استفاده از اپلیکیشن های موبایل و کامپیوتر، بسیاری از نیازهایتان را تنها با چند کلیک حل نمایید. مواردی که گفته شد، فواید تکنولوژی است که به کمک افراد می آید اما همین تکنولوژی می تواند باعث به هم خوردن زندگی شما شود. اگر نتوانید میزان مکالمات و پیامک هایتان را کنترل کنید، وقت زیادی از روزتان را صرف این کار خواهید کرد. اگر در شبکه های اجتماعی زیاد فعالیت داشته باشید به آن اعتیاد پیدا خواهید کرد و به همین راحتی روز و شب تان در این فضا سپری خواهد شد‌‌.

اپلیکیشن های موبایل و کامپیوتر نیز اگر به شکل صحیح مورداستفاده قرار نگیرند، نه تنها فایده ای نخواهند داشت بلکه دامنه مشکلات آن ها به شما آسیب وارد خواهد کرد. به همین علت در این قسمت مقوله تکنولوژی و مدیریت زمان را مطرح کردیم که بدانید تکنولوژی همیشه باعث مدیریت بهتر و بهینه تر زمان شما نخواهد شد و اگر به درستی مورداستفاده قرار نگیرد، زمان بندی و کارهای تان را با اختلال روبرو خواهد کرد.

تفاوت فردی که مدیریت زمان دارد با کسی که ندارد چیست؟

مدیریت زمان مقوله ای است که به افراد کمک می کند کارهای خود را به صورت بهتر و کامل تری انجام دهند. قاعدتا دو گروه از افراد وجود دارند که با مقوله مدیریت زمان در ارتباط اند. گروه اول را کسانی تشکیل می دهند که هیچ آشنایی با موضوع مدیریت زمان نداشته و از آن استفاده نمی کنند. گروه دوم نیز افرادی هستند که با استفاده از برنامه های مشخص، زمان خود را در طول روز، هفته، ماه و حتی سال ساماندهی کرده و فعالیت های خود را طبق بازه های زمانی تعیین شده انجام می دهند.

تفاوت گروه اول و دوم

حال سوالی که مطرح می شود این است: گروه اول و گروه دوم چه تفاوت هایی با یکدیگر دارند؟ همان طور که گفته شد، گروه اول افرادی بودند که هیچ برنامه ای برای مدیریت زمان خود نداشتند. این گروه از افراد، معمولا به قسمتی از کارهایی خود نمی رسند و یا آن را به طور کامل انجام نمی دهند. شخصی که برنامه ای برای تقسیم زمان مفید خود ندارد، پیش بینی خاصی از اتفاقاتی که ممکن است در بین کارها رخ دهد نداشته و ممکن است به دلایل مختلفی با مشکلات متعددی روبرو شود. در مقابل، افرادی که زمان خود را مدیریت کرده و هرکاری را در زمان خاص خود انجام می دهند، برخلاف گروه اول به اغلب اموری که در ذهن داشتند رسیده و افرادی موفق و خوشحال هستند.

این مطلب را هم حتما بخوانید: افزایش اعتماد به نفس یکبار برای همیشه

رسیدن سر وقت به قرارهای کاری و شخصی، انجام تمام امور شخصی و کاری به طور کامل، آرامش روحی و فکری و در نهایت حال بهتر ثمره ای است که مدیریت زمان برای این افراد به ارمغان می آورد. به همین دلیل توصیه می کنیم اگر زمان خود را تا امروز به صورت مشخصی مدیریت نمی کردید، حتما این کار را انجام دهید تا اتفاقات بهتری را تجربه کنید.

مدیریت زمان پومودورو

پومودورو یکی از تکنیک های مشهور در زمینه مدیریت زمان است که در دهه 1990 میلادی توسط کارآفرینی به نام فرانچسکو سیریلو ابداع شده است. پومودرو به معنی گوجه فرنگی است و نامگذاری این تکنیک به این نام، به دلیل شبیه بودن ساعت ابداع کننده این تکنیک به گوجه فرنگی بود! این تکنیک به شما کمک می کند با کاهش حواس پرتی، بالاترین سطح تمرکز را در انجام کارها داشته و بتوانید کارهایتان را در زمان کوتاه تری نسبت به قبل انجام دهید. اگر شما دارای مشاغل پر استرسی هستید که در آن به سرعت و تمرکز بالا نیاز است، این تکنیک بهترین راهکار برای موفقیت در کارتان است.

اگر بخواهیم به طور خلاصه تکنیک پومودرو را برای شما عزیزان شرح دهیم، بایستی بدانید که طبق اصول این تکنیک، شما فرآیند انجام یک کار را به بخش های کوچکی تبدیل کرده و بین هرکدام، وققه کوتاهی ایجاد می کنید. به این ترتیب، بهره وری شما نسبت به حالتی که بدون توقف و استراحت یک کار را انجام می دهید افزایش پیدا خواهد کرد. این روش به ذهن شما این اجازه را می دهد روی بازه های زمانی تمرکز بیشتری داشته و کنترل بهتری روی کارها داشته باشد.

فرآیند مدیریت زمان به کمک تکنیک پومودرو

اگر می خواهید یک کار ۲ ساعته را به کمک تکنیک پومودرو انجام دهید، می بایست به شکل زیر عمل کنید:

1. ابتدا کاری که قرار است بکنید را مشخص نمایید.
2. سپس تایمر ساعت تان را روی 25 دقیقه تنظیم کرده تا با گذشت 25 دقیقه مطلع شوید.
3. به انجام کارتان بپردازید تا تایمر زنگ بخورد.
4. پس از آنکه تایمر زنگ خورد، استراحتی به مدت 5 دقیقه داشته باشید. در این تایم استراحت می توانید با تلفن همراه خود بازی کنید، به شبکه های اجتماعی تان سر بزنید، نوشیدنی برای خود آماده کنید و هرکاری که شما را از فکر کار اصلی دور می کند انجام دهید.
5. سپس با استفاده از همین فرمول 2 ساعت را به پایان رسانده و پس از انجام کار، یک استراحت 15 تا 20 دقیقه ای داشته باشید تا ذهن تان برای انجام کار بعدی آماده شود.

به یاد داشته باشید مهم ترین نکته در تکنیک پومودرو این است که تحت هیچ عنوانی حواس تان از کار اصلی تان پرت نشود. با هر حواس پرتی باید کارتان را متوقف کرده و سپس بازه زمانی جدید 25 دقیقه ای را آغاز کنید. اپلیکیشن های زیادی وجود دارد که با دارا بودن برنامه های زمان بندی شده مشخص، شما را در اجرای هرچه بهتر این تکنیک یاری می کند.

چگونه می توانیم از زمان نهایت استفاده را کنیم؟

استفاده حداکثری از زمانی که در اختیار دارید، به شما کمک می کند بتوانید مسیر موفقیت را سریع تر طی کرده و آرامش فکری بیشتری داشته باشید. اگر می خواهید بیشترین استفاده را از زمان داشته باشید، در ابتدا باید یک سری از کارها که مهارت و تخصص کافی در انجام آن ها را ندارید، به افرادی که در آن مهارت دارند واگذار کنید. تقسیم بندی اهداف و اولویت بندی کارها، باعث می شود بدانید هرکار را به چه منظوری انجام می دهید و این موضوع در صرفه جویی در زمان تان بسیار تاثیرگذار خواهد بود.

علاوه بر این، نباید بگذارید حتی دقیقه ای از زمان هایتان بسوزد. افراد موفق و کسانی که استفاده حداکثری از زمان می کنند در تمام شرایط مشغول انجام کارها هستند حتی اگر پشت ترافیک سنگین یا در اتوبوس باشند. انگیزه و شوق برای به انجام رساندن کارها نیز دلیل دیگری است که باعث می شود برای تایمی که در اختیار دارید ارزش قائل شوید. در آخر نیز تهیه لیستی که برنامه ریزی منظم شما در آن نوشته شده باشد، به شما کمک می کند از حداقل زمان حداکثر استفاده را بکنید.

سخن پایانی مطلب مدیریت زمان

مدیریت زمان یکی از مباحثی است که باعث می شود در هر کسب و کاری که فعالیت می کنید موفق شوید. افراد زیادی وجود دارند که به دلیل نداشتن برنامه ریزی منظم و صحیح، نمی توانند با تمرکز کافی کارها را به سرانجام برسانند. کارشناسان و مشاوران حرفه ای کسب و کار، راهکارهای مختلفی را در زمینه رسیدن به بالاترین سطح تمرکز کاری ارائه کرده اند؛ یکی از این راهکارها، مدیریت زمان است. مدیریت زمان، ویژگی ای در افراد است که با آگاهی از یک سری نکات و همچنین تمرین و آموزش بدست آمده و کمک می کند بهینه ترین حالت ممکن برای 24 ساعت زمان تان را در شبانه روز داشته باشید.

در این مقاله از نتیکو، سعی کردیم مدیریت زمان را به ساده ترین شکل ممکن توضیح داده و نکاتی را ذکر کنیم که رعایت آن ها بهره وری کاری تان را افزایش و زمان تان را در طول روز بهینه می کند. در ادامه مباحث تفاوت فردی که زمان خود را مدیریت می کند با کسی که هیچ تدبیری برای زمان خود ندارد بررسی کرده ایم. در پایان مطلب نیز یکی از تکنیک های طلایی مدیریت زمان به نام تکنیک پومودرو را بررسی کردیم. امیدواریم با مطالعه این مطلب توانسته باشید سطح اطلاعات خود را در زمینه مدیریت زمان و انجام کارها به بهترین شکل بالا برده باشید. در صورت تمایل می توانید از سایر مطالب وبسایت نتیکو نیز بازدید کنید.